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Im Kandidatenprofil finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Bewerber*. Sichten Sie die Stammdaten und Dokumente, erstellen Sie Termine oder tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen zu den einzelnen Bewerbungen aus. Erfahren Sie alle Details in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
1.7.1 Lebenslauf - Originalansicht
1.7.2 Standardisierter Lebenslauf
1.11 Aktivitäten & Nachrichten
1.11.2 Zustell- und Lesebestätigungen
1. Das Kandidatenprofil
Gehen Sie in die Kandidatenliste (1) und öffnen Sie ein Kandidatenprofil, indem Sie auf die Zeile des gewünschten Bewerbers klicken (2).
Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Kandidaten sehen bzw. im Kandidatenprofil, die Funktionen nutzen können, für die Sie von Ihrem Administrator zugelassen wurden.
Das Kandidatenprofil ist immer nach demselben Schema aufgebaut. Auf der linken Seite (1) sehen Sie die Stammdaten des Bewerbers, Tags, Zusatz-Datenfelder, sowie den Lebenslauf.
Auf der rechten Seite (2) werden Ihnen weitere Informationen zur Bewerbung / zu den Bewerbungen, sowie anstehende Termine angezeigt. Darunter finden Sie eine Liste an Dokumenten, sowie eine Bewerbungshistorie inkl. Kommentarmöglichkeit.
Experten-Tipp: Mit der linken und rechten Pfeiltaste Ihrer Tastatur können Sie direkt im Kandidatenprofil zum nächsten Kandidaten wechseln oder wieder einen Schritt zurückspringen.
Sehen wir uns die einzelnen Felder in den nächsten Kapiteln näher an.
1.1 Infobox
Falls Sie eine Bewerbung per E-Mail an Prescreen weitergeleitet haben, so sehen Sie in der Infobox (1) den entsprechenden Hinweis. Überprüfen Sie die Bewerberdaten und bestätigen Sie diese anschließend über die Schaltfläche „Bestätige Profil“ (2).
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel „E-Mail-Bewerbungen in Prescreen“.
1.2 Foto und Name
In diesem Abschnitt sehen Sie den Namen und das Foto von Ihrem Kandidaten.
Falls kein Foto hinterlegt wurde, ist nur das Monogramm des Bewerbers zu sehen. Möchten Sie ein Profilbild hochladen, so klicken Sie auf dieses Monogramm.
1.3 Tags
Kandidaten-Tags ermöglichen Ihnen die Markierung vielversprechender Bewerber. Sie können dadurch besondere Kenntnisse & Fähigkeiten betonen oder Bereiche bzw. Positionen angeben, für die die jeweilige Person geeignet ist.
Klicken Sie dazu auf „Tags bearbeiten“ (1) und wählen aus der Drop-Down-Liste (2) die gewünschte Etikette aus (Mehrfachauswahl ist möglich).
Wie Sie eigene Tags erstellen, zeigen wir Ihnen unter Punkt 3.1 des Artikels „Verwalten Sie Ihre Talente effizient mit Prescreen“.
1.4 Persönliche Notiz
Notieren Sie sich hier (1) Informationen zu dem jeweiligen Kandidaten. Dieses Feld ist nur für Sie sichtbar. Bitte auf das Speichern (2) nicht vergessen.
1.5 Stammdaten
In diesem Bereich (1) werden die Kontaktdaten und Sprachkenntnisse der Bewerber angezeigt. Klicken Sie auf Bearbeiten (2) um Daten hinzuzufügen oder zu ändern (3). Zusätzlich können Sie auch den Link zum XING Profil oder weitere relevante Internetlinks (URLs) hinterlegen.
Prescreen überprüft die Kandidatenliste automatisch auf mögliche Duplikate. Falls welche vorhanden sind, so werden Ihnen die Informationen unter „Mögliches Duplikat“ (4) angezeigt. Lesen Sie weitere nützliche Informationen zu Duplikaten in dem Artikel „Die Prescreen Kandidatenliste“.
1.6 Zusatz-Datenfelder
Haben Sie Zusatzinformationen über Ihre Bewerber, die Sie gerne im Kandidatenprofil speichern möchten? Fügen Sie diese in Form von Zusatzfragen hinzu, indem Sie auf „+Hinzufügen“ (1) klicken und das entsprechende Thema aus der Liste auswählen (2).
Zusatzfragen können von Prescreen Nutzern mit Administratorrechten unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Zusatzfragen“ erstellt werden.
1.7 Lebenslauf
Sie können zwischen der Anzeige des Originaldokuments oder einer standardisierten Sicht wählen. Schieben Sie dazu den Regler in die gewünschte Richtung (1).
Über „Neue Datei importieren" (2) können Sie einen Lebenslauf auch manuell in Prescreen hochladen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall folgende, bestehende Daten überschrieben werden:
- Berufliche Erfahrung
- Ausbildung
- Kompetenzen
- Sprachen
- Qualifikationen
- Auszeichnungen
- Organisationen
Gerne können Sie die Vita auch als PDF-Dokument herunterladen (3).
1.7.1 Lebenslauf - Originalansicht
Benutzen Sie die graue Menüleiste um den Lebenslauf zu speichern, auszudrucken oder die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
1.7.2 Standardisierter Lebenslauf
In dieser Ansicht werden Ihnen die Daten aus dem Lebenslauf in einem vereinfachten Format angezeigt. Zusätzlich können Sie Felder manuell anpassen oder neue Informationen hinzufügen.
1.8 Aktive Bewerbungen
Unter „Aktive Bewerbungen“ (1) finden Sie die aktuellen Bewerbungen Ihrer Kandidaten. Über das Drop-Down-Menü (2) können Sie auswählen ob Sie alle Bewerbungen oder nur eine Bestimmte anzeigen lassen möchten.
Bitte beachten Sie, dass sich die, in der rechten Spalte angezeigten Informationen, immer auf die ausgewählte Bewerbung beziehen. Fehlen Ihnen Informationen aus dem Aktivitätsverlauf? So wählen Sie im Menü „Alle Bewerbungen anzeigen“ um alle Informationen zum jeweiligen Kandidaten anzuzeigen.
Folgende Informationen werden Ihnen zu den Bewerbungen angezeigt:
- Status im Recruiting-Prozess (1)
Klicken Sie auf das Kästchen (1) um den Status des Kandidaten zu ändern. Wählen Sie im nächsten Schritt (2) den neuen Status aus und — falls notwendig — geben Sie eine Begründung für Ihre Entscheidung an oder stellen eine Erinnerung ein um sich an den Versand einer Nachricht an den Kandidaten zu erinnern. Speichern Sie anschließend die Änderung.
Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten von Ihrer Zugriffsberechtigung abhängig sind, welche von Ihrem Administrator vergeben wird.
- Bewerberquelle und Datum der Bewerbung (1)
Falls die Bewerberquelle manuell oder automatisch erfasst werden konnte, so wird in diesem Bereich die Quelle angezeigt. Andernfalls steht hier nur „unbekannt“. Fahren Sie mit der Maus über das Datum und Ihnen werden weitere Informationen angezeigt (z.B. HTTP-Referrer).
- Bewerbung zurückziehen (1)
Hat sich Ihr Kandidat umentschieden? Sie können die Bewerbung manuell über dieses Feld zurückziehen.
1.9 Dateianhänge
Alle Dokumente, welche der Kandidat eingereicht hat, finden Sie in diesem Abschnitt. Klicken Sie auf „+Hinzufügen“ (1) um weitere Dokumente hochzuladen, auf das Pfeil-Symbol (2) um das jeweilige Dokument auf Ihren PC zu laden oder auf die Mülltonne (3) um das Dokument zu löschen. Wenn Sie mit Ihrer Maus über den Buchstaben „i“ (4) fahren, so wird Ihnen angezeigt, wann und wer dieses Dokument hochgeladen hat.
Gerne können Sie Dateien auch via Drag & Drop hochladen. Der Upload von mehreren Dateien gleichzeitig ist ebenfalls möglich. Ziehen Sie dazu die gewünschten Dokumente auf das Feld „Dateianhänge“. Sie können für die eigens hochgeladenen Dokumente anschließend selbst definieren ob diese nur für interne Zwecke gedacht sind oder die Kandidaten diese auch sehen sollen. Bitte achten Sie dementsprechend darauf, dass interne Dokumente für Kandidaten nicht einsehbar sind.
Experten-Tipp: Haben Sie Probleme beim Hochladen von Dokumenten? Oft sind Dateien beschädigt oder unzulässig formatiert und werden so vom System nicht erkannt. Versuchen Sie folgenden Lösungsvorschlag: öffnen Sie das Dokument in Ihrem Wunschprogramm und wählen Sie beim Drucken die Option „Als PDF drucken“ aus. Das Dokument wird so korrekt gespeichert und sollte problemlos hochgeladen werden können.
1.10 Termine
Laden Sie Ihre Kandidaten einfach direkt über Prescreen zu einem Termin ein, indem Sie auf „Neuer Termin“ (1) klicken. Bitte beachten Sie, dass in der Liste unter „Aktive Bewerbungen“ (2) immer ein Job, für den sich der Kandidat beworben hat, ausgewählt sein muss. Andernfalls wird die Funktion nicht angezeigt.
Lesen Sie weitere Details zu den Terminen in unserem Artikel „Ihr Prescreen Kalender“.
1.11 Aktivitäten & Nachrichten
Lesen Sie in diesem Bereich die Nachrichten Ihrer Kandidaten (1), verfolgen Sie die unterschiedlichen Aktivitäten in Form von Systemmeldungen (2) oder kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen über die „Kommentarfunktion“ (3). Mit dem Button „Alle“ (4) können Sie den ganzen Verlauf gleichzeitig anzeigen lassen.
1.11.1 Die Kommentarfunktion
Geben Sie im Kommentarfeld der gewünschten Aktivität eine Anmerkung ein und klicken Sie auf „Speichern.“ Mit Hilfe des „@“-Symbols, gefolgt vom Namen des gewünschten Kontaktes, können Sie Ihren Kommentar gezielt an eine bestimmte Person richten. In diesem Fall wird — je nach Systemeinstellung — die markierte Person informiert (per E-Mail und/oder In-App).
Bitte beachten Sie, dass hier veröffentlichte Kommentare aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
1.11.2 Zustell- und Lesebestätigungen
Prescreen zeigt Ihnen automatisch an, ob Ihre Nachrichten angekommen sind, gelesen wurden oder ob es einen Fehler beim Versand gab.
Nachricht wurde versandt.
Nachricht ist angekommen
Nachricht wurde geöffnet.
Zeitversetzte Nachricht. Den Versandzeitpunkt sehen Sie direkt über der Nachricht.
Fehler beim Versand. Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adresse und/oder kontaktieren Sie den Empfänger auf einem anderen Weg.
Bitte beachten Sie, dass manche E-Mail-Programme die Zustell- und Lesefunktionen unterbinden. Zusätzlich können Nachrichten von Spamfiltern abgefangen werden und somit wird ebenfalls keine Benachrichtigung an Prescreen übermittelt.
2. Menüleiste
In der oberen Menüleiste stehen Ihnen noch zusätzliche Funktionen zur Verfügung.
2.1 Drucken
Drucken Sie das gewünschte Kandidatenprofil einfach über Prescreen aus.
2.2 Herunterladen
- „PDF Dateien zusammenfügen“: Laden Sie die verschiedenen, hochgeladenen PDF-Dokumente in einer Datei runter. Bitte beachten Sie, dass die Funktion nur sichtbar ist, wenn PDF-Dateien ins Kandidatenprofil hochgeladen wurden.
- „Kandidatenprofil herunterladen“: Sie haben auch die Möglichkeit das Kandidatenprofil inklusive der Kontakt- und Zusatzinformationen, berufliche Erfahrung, Ausbildung, Zusatz-Datenfelder, Anschreiben als PDF-Dokument zu downloaden.
- „Anonymes Kandidatenprofil herunterladen“: Möchten Sie Bewerbungen anonym oder extern weitergeben, so laden Sie das Kandidatenprofil über dieses Button runter und die persönlichen Daten, wie Name, Geburtsdatum usw., werden nicht angezeigt.
- „Persönliche Daten herunterladen“: Mit dieser Funktion können Sie alle Daten und Dokumente Ihres Kandidaten inklusive der Zusatz-Datenfelder und einem Datei in JSON-Format auf Ihrem Computer speichern. Bitte beachten Sie, dass die Dokumente komprimiert im ZIP-Format zur Verfügung gestellt werden. Zum Öffnen der Dokumente benötigen Sie ein entsprechendes Programm auf Ihrem Computer. Bei Fragen zu dem Programm, fragen Sie bitte Ihre interne IT-Abteilung.
2.3 Einem Job zuordnen
Ordnen Sie mit dieser Funktion einen Kandidaten einem anderen Job zu. Wählen Sie dazu den entsprechenden Job von der Liste (1) aus und aktivieren die folgenden Felder (bei Bedarf):
- „Dateien von vorhandener Bewerbung kopieren“ (2): Möchten Sie die Dokumente aus einer anderen Bewerbung übernehmen, so aktivieren Sie dieses Feld und wählen aus der Liste den entsprechenden Job aus (3). Zusätzlich können Sie auch das Anschreiben von einem, der von Ihnen ausgewählten Jobs, mitnehmen (4).
- „Vorhandene Bewerbung zurückziehen“ (5): Möchten Sie eine andere Bewerbung zur gleichen Zeit zurückziehen, so aktivieren Sie dieses Feld und wählen den entsprechenden Job aus (6).
Experten-Tipp: Unfertige Bewerbungen, die der Kandidat abgebrochen hat, können grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Wenn Sie jedoch genug Daten erhalten haben um Ihren Recruiting-Prozess fortzuführen, so ordnen Sie dem Kandidaten einen passenden Job zu. Somit wird der Kandidat zu einem normalen Bewerber und Sie können ihn kontaktieren und um die Fertigstellung der Bewerbung bitten.
2.4 Kontaktieren
Kontaktieren Sie Ihre Kandidaten um mehr Informationen zu erhalten oder die weiteren Schritte zu besprechen.
- „Spontanen Video Call starten“: Eröffnen Sie eine Videokonferenz über unsere Open-Source-Videokonferenzanwendung „Jitsi“. Lesen Sie mehr über Videointerviews in unserem Artikel „Flexibles Recruiting mit Videointerviews“.
- „Zur Bewerbung einladen“: Möchten Sie Ihren Bewerbern einen interessanten Job in Ihrem Unternehmen empfehlen, so schicken Sie ihnen eine Nachricht inklusive dem Link zur Bewerbung. Wählen Sie aus der Liste (1) die entsprechende Stelle aus und schreiben Sie eine persönliche Nachricht (2).
- „Zu Fragebogen einladen“: Benötigen Sie noch weitere Informationen vom Bewerbenden? Senden Sie ihm vordefinierte Fragebögen (1) oder individuelle Fragen (2).
Bei Kandidaten im Status „NEU“ haben Sie zusätzlich die Möglichkeit festzulegen, dass der Status des Bewerbers automatisch auf den Status Ihrer Wahl geändert wird, sobald er diesen Schritt abgeschlossen hat.
- „Längere Datenspeicherung anbieten“: Bieten Sie in diesem Schritt Ihren Kandidaten eine längere Datenspeicherung an.
2.5 Schließen
Klicken Sie auf diesen Button um das Kandidatenprofil zu schließen.
3. Löschbegehren
Am Ende des Kandidatenprofils sehen Sie, wann die automatische Datenlöschung stattfindet (1) und haben die Möglichkeit ein Löschbegehren anzufordern (2) oder den Kandidaten sofort zu löschen (3). Bitte beachten Sie, dass gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.
Weitere detaillierte Informationen über die Themen Datenschutz und Löschbegehren finden Sie in unserem Artikel „DSGVO mit Prescreen“.
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* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.