Lernen Sie in diesem Artikel mit uns gemeinsam die Kandidatenliste kennen, um schnell die wertvollsten Daten Ihrer Bewerber* auslesen zu können.

Inhaltsverzeichnis

1. Die Kandidatenliste

1.1 Neue Kandidaten erstellen

1.2 Kandidaten suchen

1.2.1 Das Suchfeld

1.2.2 Filteroptionen

1.2.3 Sortierungsparameter

2. Duplikate in Prescreen

3. Interaktion mit den Kandidaten

4. Empfohlene Artikel

1. Die Kandidatenliste

Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kandidaten“ (1) um eine Liste aller Ihrer Bewerber jobübergreifend anzeigen zu lassen.

• Hier finden Sie auch alle Initiativbewerbungen, da sich diese auf keinen konkreten Job beziehen.
• Kandidaten, die im Bewerbungsprozess noch nicht alle Schritte abgeschlossen haben, werden in der Liste hellgrau dargestellt.
• Personen, die bereits ein Löschbegehren angefordert haben, werden standardmäßig nicht mehr angezeigt. Um diese anzeigen zu lassen, aktivieren Sie die entsprechende Filteroption.

Aufbau der Kandidatenliste:

• Suchoptionen (2): Lesen Sie weitere Informationen zu der Suche im Kapitel „1.2 Kandidaten suchen“.
• Aktionsfeld (3): Die detaillierte Anwendung finden Sie unter Abschnitt „3. Interaktion mit den Kandidaten“. 
• Foto der Kandidaten (4): Falls kein Foto hinterlegt wurde, ist nur das Monogramm des Kandidaten zu sehen.
• Name der Kandidaten (5)
• Kandidaten-Tags (6): Mit den Tags können Sie Bewerbende bestimmten Gruppen oder Kategorien zuordnen. Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel „Verwalten Sie Ihre Talente effizient mit Prescreen“.
• Informationen zur Bewerbung (7): 
  Anzahl der aktiven Bewerbungen, welche der Kandidat eingereicht hat.
  Datum, wann der Kandidat in Prescreen registriert wurde.
  Anzahl der Tage, wann die Bewerberdaten zuletzt aktualisiert wurden.
  Anzahl der möglichen Duplikate. Weitere Informationen finden Sie unter Punkt „2. Duplikate in Prescreen“.
• Kontextmenü (8): Die Beschreibung dieser Funktion finden Sie unter Abschnitt „3. Interaktion mit den Kandidaten“.
• Sortierungsparameter (9): Lesen Sie im Abschnitt „1.2.3 Sortierungsparameter“ weitere hilfreiche Informationen.

1.1 Neue Kandidaten erstellen

Kandidaten werden automatisch in Prescreen gespeichert, sobald diese sich im Bewerberportal registrieren oder Sie die E-Mail-Bewerbungen an das jeweilige Job-Postfach weiterleiten. Hilfreiche Informationen zum letzteren Punkt finden Sie in unserem Artikel „E-Mail-Bewerbungen in Prescreen“.

Möchten Sie einen Kandidaten manuell in Prescreen einpflegen, so holen Sie sich vorab die Einwilligung zur Datenverarbeitung ein. Klicken Sie anschließend auf „+ Hinzufügen“ (1) und füllen im nächsten Fenster die Stammdaten der jeweiligen Person aus.

Optional können Sie am Ende vom Formular dem Bewerber einen Job zuweisen (2) und ihn über die Profilerstellung per E-Mail informieren (3).

Speichern Sie Ihre Eingaben mit dem Button „Kandidat erstellen“ (4).

Eine Übersicht Ihrer selbst erstellten Kandidaten finden Sie, indem Sie auf den „Meine Kandidaten“-Button (1) klicken. Bitte beachten Sie, dass diese Schaltfläche nur dann aktiv ist, wenn Sie Bewerber selbst in Prescreen angelegt haben. Den Filter löschen Sie entweder mit einem Klick auf das X-Symbol (2) oder mit dem Button „Filter zurücksetzen“ (3).

1.2 Kandidaten suchen

Die Kandidatenliste ist äußerst praktisch, um Ihre gesamte Datenbank nach interessanten Profilen zu durchsuchen. Da sich jeder Kandidat auf mehrere Stellen bewerben könnte, werden hier Informationen, wie z.B. der Bewerberstatus, nicht angezeigt.

Prescreen stellt Ihnen einige Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie die Suche in verschiedenen Situationen meistern können:

• Führen Sie komplexe Suchabfragen mit booleschen Operatoren durch, um die Kandidaten in Ihrem Talentpool zu finden, die genau Ihren Anforderungen entsprechen (s. 1.2.1 Das Suchfeld), oder
• verwenden Sie einfach die Textsuche in Kombination mit der Filteroption und der Sortierung, um eine bestimmte Bewerbung zu finden (s. 1.2.2 Filteroptionen und 1.2.3 Sortierungsparameter).

1.2.1 Das Suchfeld

Geben Sie das gesuchte Wort ins Suchfeld (1) ein um nach folgenden Daten zu suchen: 

• Allgemeine Informationen über den Kandidaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Tags.
• Spezielle Daten aus dem Lebenslauf: Name und Beschreibung der Position, Name des Unternehmens, Schulausbildung, Ausbildungsfächer und Spezialisierungen, akademische Grade.
• Referenz-ID: Stellen Sie bei der Suche das Raute-Zeichen voran. Zum Beispiel: #15.

Sie können die Ergebnisse Ihrer Suchanfrage durch Kombination oder Ausschluss bestimmter Begriffe einschränken oder erweitern, indem Sie folgende Parameter verwenden:

1.2.2 Filteroptionen

Zusätzlich zur Textsuche können Sie Filter verwenden, um präzisere Ergebnisse zu erhalten. Direkt auf der Startseite der Kandidatenliste finden Sie folgende Möglichkeiten:

• Status (1): Filtern Sie nach Ihren Recruiting-Prozess Schritten. 
• Tags (2): Grenzen Sie Ihre Suche anhand der eigens vergebenen Schlagwörter ein. 
• Für weitere Filteroptionen klicken Sie auf „Mehr“ (3).

Mit Hilfe der Filterfunktion „Mehr“ können auch spezielle Bewerbergruppen angezeigt oder ausgeblendet werden. Zum Beispiel:

• Unfertige Bewerbungen: „Bewerbungsverwaltung“ (1) > „Abgeschlossen/nicht abgeschlossen“ (2).
• Personen im Löschbegehren-Prozess: „Bewerbungsverwaltung“ (1) > „Nur Kandidaten im Löschbegehren-Prozess“ (3).
• Initiativbewerbungen: „Job“ > „Initiativbewerbungen“ (4).

1.2.3 Sortierungsparameter

Sortieren Sie Ihre Suchergebnisse auf- oder absteigend nach

• Vor- oder Nachnamen,
• Erstellungsdatum,
• zuletzt aktualisiert,

um die wichtigsten Ergebnisse zuerst zu sehen.

2. Duplikate in Prescreen

Bei Prescreen erhält jeder Kandidat einen Zugang, mit dem er sich auf mehrere Jobs bewerben kann. Die von ihm angegebene E-Mail-Adresse ist auch seine User-ID und dient als eindeutiges Kennzeichen für seine Identität.

Versucht ein Kandidat sich zukünftig erneut mit der gleichen E-Mail-Adresse zu bewerben, wird er informiert, dass diese bereits existiert. Daraufhin wird er aufgefordert sich einzuloggen. Sollte er sein Passwort vergessen haben, kann dieses mit Hilfe seiner E-Mail-Adresse wiederhergestellt werden.

Durch diesen Prozess versuchen wir Duplikate zu verhindern. Leider kann es dennoch vorkommen, dass doppelte Datensätze entstehen, unter anderem aus folgenden Gründen: 

• Der Kandidat bewirbt sich erneut mit einer anderen E-Mail-Adresse.
• Der Kandidat war in Prescreen bereits vorhanden und wurde via E-Mail-Bewerbung nochmal eingespielt.

Diese Bewerbenden werden in der Kandidatenliste als „Mögliche Duplikate" (1) gekennzeichnet. Klicken Sie die blau hinterlegte Zeile an um die Details anzeigen zu lassen (2).

Das automatische Zusammenführen von Duplikaten ist aktuell in Prescreen nicht möglich.

Unsere Empfehlung: Prüfen Sie die Datensätze und wählen Sie den aus, der entweder die relevantesten Informationen enthält oder wo bereits Aktionen durchgeführt worden sind. Führen Sie anschließend alle wichtigen Informationen manuell in das Kandidatenprofil über und entfernen Sie das Duplikat (z.B. über das Löschbegehren).

3. Interaktion mit den Kandidaten

Direkt in der Kandidatenliste stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um mit Ihren Kandidaten in Kontakt zu treten. 

• „Kontaktieren“ (1): Schreiben Sie eine Nachricht an Ihren Kandidaten oder laden Sie ihn direkt zu einem Termin ein. 
• „Zu Fragebogen einladen“ (2): Benötigen Sie noch weitere Informationen von den Bewerbern, so laden Sie sie ein, einen Fragebogen Ihrer Wahl zu beantworten.
• „Längere Datenspeicherung anbieten“ (3): Möchten Sie die Daten Ihrer Kandidaten länger aufbewahren? Bieten Sie ihnen eine längere Datenspeicherung an. 
• „Löschen“ (4): Achtung, mit diesem Button löschen Sie alle Daten und Bewerbungen eines Kandidaten.
• „Starten Sie das Löschbegehren“ (5): Starten Sie das Löschbegehren um die Daten und Bewerbungen der Kandidaten nach der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen zu lassen. Alle Informationen zu Datenschutz finden Sie im Artikel „DSGVO mit Prescreen“.

Kontaktieren Sie mehrere Kandidaten gleichzeitig, indem Sie das Kästchen neben dem Namen anklicken (1). Möchten Sie alle Bewerber gleichzeitig anschreiben, so klicken Sie auf das erste Kästchen in der blauen Leiste (2) und wählen eins der aktivierten Sammelaktionen (3) aus:

• „Kontaktieren“
• „Zu Fragebogen einladen“
• „Längere Datenspeicherung“
• „Exportieren“
• „Löschen“

4. Empfohlene Artikel

• Das Prescreen Kandidatenprofil

• Verwalten Sie Ihre Talente effizient mit Prescreen

* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.