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Prescreen ist eine innovative E-Recruiting Software, die durch Ihren großen Funktionsumfang und eine besonders einfache Bedienbarkeit besticht. Schulungen oder aufwendige Integrationsphasen sind daher nicht mehr notwendig. Stattdessen stellen wir Ihnen hier einen, für den Einstieg gedachte, Quick Guide zur Verfügung, die Sie schrittweise durch das System führt.
Inhaltsverzeichnis
3.1 Alle Kandidaten auf einen Blick
3.2 Bewerbungen auf einen konkreten Job
4.4 Statusänderung & Nachrichten („Bulk Action“)
1. Einstieg
Prescreen ist eine Cloud-Anwendung, funktioniert daher nur online, dafür aber geräteunabhängig am PC, Tablet, oder Smartphone unter https://prescreenapp.io/accounts.
1.1 Registrierung
Nach der Freischaltung Ihres Benutzers durch einen Administrator, erhalten Sie eine E-Mail mit den Zugangsdaten.
- Klicken Sie auf den Link in diesem Mail, um den Benutzeraccount zu aktivieren.
- Geben Sie Ihre personenbezogenen Daten ein und legen Sie ein Passwort fest.
Jetzt können Sie sich einloggen.
1.2 Log-In
Öffnen Sie Ihren Internetbrowser und rufen Sie https://prescreenapp.io/accounts auf.
Geben Sie nun Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf „Login“.
Passwort vergessen? Sie können dieses mittels der Schaltfläche „Passwort vergessen“ jederzeit selbst zurücksetzen.
2. Dashboard
Nach dem Login werden Sie auf das Dashboard weitergeleitet. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben (1), Jobs (2) und Statistiken (3). Zusätzlich finden Sie unter „Ihre Benachrichtigungen“ (4) Ihre neuesten Bewerbungen, Statusänderungen und Kommentare zu Kandidaten*.
Die bunten Kacheln unterhalb der Jobs zeigen Ihnen an, wie viele Kandidaten sich aktuell in welchem Status befinden. Die Statusabfolge ist selbstverständlich Definitionssache und wird beim Setup an Ihren Workflow angepasst.
Durch Klick auf einen Job, bzw. auf eine der bunten Kacheln darunter, kommen Sie auf eine entsprechend gefilterte Kandidatenliste. Sie können sich für ausstehendes Feedback außerdem Aufgaben erstellen. Wählen Sie hierzu eine Benachrichtigung aus oder erstellen Sie manuell eine Aufgabe.
3. Kandidatenliste
3.1 Alle Kandidaten auf einen Blick
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kandidaten“ um eine Liste aller Ihrer Bewerber jobübergreifend anzeigen zu lassen. Hier finden Sie standardmäßig auch die Initiativbewerber, da sich diese auf keinen konkreten Job beworben haben.
Die Liste ist äußerst praktisch, um Ihre gesamte Datenbank nach interessanten Profilen zu durchsuchen. Da sich jeder Kandidat auf mehrere Stellen beworben haben könnte, werden hier Informationen, wie z.B. der Bewerberstatus, nicht angezeigt.
3.2 Bewerbungen auf einen konkreten Job
In der Kandidatenliste der einzelnen Jobs haben Sie die wichtigsten Bewerberdaten stets im Überblick. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Tags und eine erste Einschätzung vergeben (1-5 Sterne). Um die Liste aufzurufen gehen Sie zu „Jobs“ und klicken Sie auf den gewünschten Job.
Die Kandidatenliste lässt sich nach folgenden Kriterien auf- oder absteigend sortieren:
Ist die Liste zu lang, können Sie diese mittels Filterfunktion noch weiter einschränken (z.B. nach Bewerberstatus). Verwenden Sie dazu die Quickfilter oberhalb der Liste. Für die erweiterte Filterfunktion klicken Sie auf „Mehr“.
4. Bewerberverwaltung
4.1 Kandidatenprofil
Wenn Sie einen Kandidaten in der Liste anklicken, öffnet sich das entsprechende Kandidatenprofil. Hier können Sie alle bewerbungsrelevanten Daten abrufen, sowie zusätzliche Informationen, in Form von Dokumenten, Kommentaren und Tags, hinterlegen.
Das Kandidatenprofil ist immer nach demselben Schema aufgebaut. Auf der linken Seite sehen Sie die Stammdaten des Bewerbers, Tags, Zusatz-Datenfelder (diese können wahlweise vom Bewerber selbst, oder vom Recruiter ausgefüllt werden), sowie den originalen Lebenslauf.
Auf der rechten Seite werden Ihnen weitere Informationen zur Bewerbung / zu den Bewerbungen, sowie anstehende Termine angezeigt. Darunter finden Sie eine Liste an Dokumenten, sowie eine Bewerbungshistorie inkl. Kommentarmöglichkeit.
Im Aktivitätsverlauf des Kandidatenprofils können Sie sich mit Hilfe von Kommentaren direkt mit Ihren Kollegen zu Bewerbern austauschen oder Feedback anfordern.
Geben Sie hierzu im Kommentarfeld einer Aktivität eine Anmerkung ein und klicken Sie auf „Speichern.“ Mit Hilfe eines „@“ gefolgt von einem Namen können Sie Ihren Kommentar gezielt an eine Person richten.
4.2 Statusänderung
Klicken Sie auf den Status des Kandidaten unter „Aktive Bewerbungen“ und wählen Sie nun den neuen Bewerberstatus aus der Drop-down-Liste aus.
Optional können Sie diese Aktion auch begründen. Die Begründung wird in der Bewerbungshistorie angezeigt.
4.3 Nachrichten
Selbstverständlich können Sie dem Kandidaten direkt über Prescreen eine Nachricht zukommen lassen indem Sie unter „Aktivitäten / Nachrichten“ auf „Neue Nachricht“ (1) klicken. Wenn Sie den Kandidaten über den Job öffnen, dann können Sie direkt im Nachrichtenfenster auch den Status über das Drop-down-Menü aktualisieren (2).
Sie können hier aus benutzerdefinierten Nachrichtenvorlagen wählen und den Text vor dem Versand — bei Bedarf — anpassen. Ihre Signatur wird automatisch eingefügt. Zusätzlich können Sie dem E-Mail Dateianhänge und einen Termin (z.B. für ein persönliches Gespräch) anhängen.
Wählen Sie für Termineinladungen den entsprechenden Menüpunkt aus und legen Sie einen Interviewzeitpunkt fest. Sie können zwischen „vor Ort“, „Telefoninterview“ und „Videointerview“ unterscheiden. Wenn Sie die Kalender-Integration* aktiviert haben, können Sie direkt auf Ihren und den Kalender Ihrer Kollegen zugreifen und Verfügbarkeiten einsehen.
* Serviceleistungen abhängig von Ihrem gewählten Paket.
Sollten Sie ein Videointerview planen, achten Sie bitte darauf, den Link zum Video-Meetingraum des Termins in Ihre Nachricht einzubinden.
Alle Prescreen Classic, Core, Advanced und Ultimate Kunden können Video-Interviews direkt aus Prescreen starten. Fügen Sie dazu den Platzhalter „Link zum Video-Meetingraum des angehängten Termins“ (1) ein.
Im Tab „Nachrichtenvorschau“ sehen Sie, wie die fertige Nachricht beim Kandidaten ankommen wird. Falls Sie die Nachricht nicht sofort abschicken möchten, können Sie über die Funktion „diese Nachricht später senden“ den Versandzeitpunkt einstellen. Bis dahin lässt sich die Nachricht jederzeit über das Kandidatenprofil stornieren.
4.4 Statusänderung & Nachrichten („Bulk Action“)
Statusänderung und Nachrichten müssen Sie nicht bei jedem Kandidaten einzeln ausführen. Über die Kandidatenliste können Sie das ganz einfach auch für eine Vielzahl an Bewerbern tun. Wählen Sie dazu die entsprechenden Bewerber aus (Checkbox links neben dem Profilbild) und ändern Sie den Status über den entsprechenden Menüpunkt, um beispielsweise mehrere Kandidaten intern weiterzuleiten oder Ihrem Recruiter eine Info zu geben, das diese Kandidaten zu einem Interview eingeladen / abgesagt werden sollen.
Sollten Sie mehreren Kandidaten direkt eine Absagemail oder eine Information zum aktuellen Stand Ihrer Bewerbung zukommen lassen wollen, klicken Sie einfach auf „Kontaktieren“ und wählen die gewünschte Nachrichtenvorlage aus. Dank der verwendeten Platzhalter für die Kandidatenansprache erhält jeder Kandidat eine individuelle Nachricht zugestellt.
* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.