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Sie erhalten Bewerbungen per E-Mail? Um das Einspielen der Dokumente zu erleichtern, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, welche Punkte zu beachten sind.
Inhaltsverzeichnis
2. Was beim Einspielen von E-Mail-Bewerbungen zu beachten ist
4. Postfach für Initiativbewerbungen
1. Job-Postfach
Jedem Job wird in Prescreen automatisch eine E-Mail Adresse zugewiesen. Sie finden diese im jeweiligen Job (1) auf der rechten Seite hinter dem Postkasten-Symbol (2). Klicken Sie auf das Icon und der Link wird in Ihrer Zwischenablage gespeichert.
Leiten Sie nun die E-Mail-Bewerbungen an das jeweilige Postfach weiter um alle relevanten Informationen Ihrer Kandidaten* in Prescreen einzuspielen.
Das E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „E-Mail-Bewerbungen“ (3) > „E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen“ (4). Lesen Sie weitere Informationen zu Initiativbewerbungen in diesem Artikel unter Punkt 4.
2. Was beim Einspielen von E-Mail-Bewerbungen zu beachten ist
- Dokumentgröße: Bitte achten Sie darauf, dass die E-Mail insgesamt (inklusive aller Anhänge und Header) nicht größer als 20 MB ist bzw. die Seitenanzahl von 50 nicht überschreitet. Falls die Dokumente zu groß sind, verkleinern Sie diese bitte vor dem Versand.
- Dateiformate: PDF- und Word-Formate sind gut geeignet zum Hochladen von Anhängen, da diese vom System leicht gelesen werden können. Grundsätzlich akzeptieren wir jedoch alle gängingen Text- und Bildformate. Bitte beachten Sie, dass ZIP-Dateien vom System abgewiesen werden.
Eingescannte Dokumente werden ebenfalls erfasst, sofern diese in guter Qualität erstellt wurden.
Die Weiterleitung von Videos per E-Mail empfehlen wir Ihnen hingegen nicht, da diese oft alleine schon die max. Größe von 20 MB überschreiten. - Inhalte: Leiten Sie die E-Mail-Bewerbung am besten kommentarlos ohne Signatur an das entsprechende Postfach weiter, d.h. löschen Sie alle Informationen bis auf den Text des Kandidaten. Dadurch verringert sich die Größe der E-Mail und es werden keine internen Kommentare im Kandidatenprofil gespeichert.
- Automatische Weiterleitung: Sie können E-Mail-Bewerbungen von Ihrem normalen Postfach automatisch an die jeweilige Prescreen E-Mail-Adresse weiterleiten lassen. Achten Sie bitte darauf, dass der Absender die Unternehmensadresse ist um SPF-Fehler (Sender Policy Framework) zu vermeiden. Bei Fragen zur Einrichtung und zur SPF-Prüfung wenden Sie sich bitte an Ihren internen IT-Administrator.
- Unsere Empfehlung: Haben Sie mehrere Dokumente per E-Mail erhalten? Leiten Sie nur den Lebenslauf an das Job-Postfach weiter und laden Sie die verbleibenden Anhänge direkt über das Kandidatenprofil hoch. Ziehen Sie dazu die einzelnen Dokumente auf das Feld „Dateianhänge“ (1) oder klicken Sie auf „+Hinzufügen“ (2).
Die Dokumente sind bereits nach einigen Minuten in Prescreen ersichtlich. Bitte beachten Sie, dass es zu Stoßzeiten zu längeren Übermittlungszeiten kommen kann.
Falls die E-Mail-Bewerbung fehlgeschlagen ist, so wird diese unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „E-Mail-Bewerbungen“ (3) > „Letzten 25 fehlgeschlagene E-Mail-Bewerbungen“ (4) angezeigt.
3. Datenvalidierung
Um sicherzustellen, dass alle Informationen aus der E-Mail-Bewerbung ausgelesen und vom System korrekt importiert wurden, bitten wir Sie das Kandidatenprofil zu prüfen.
Bitte beachten Sie, wenn die E-Mail-Adresse aus der Bewerbung nicht auslesbar ist oder keine E-Mail-Adresse im Lebenslauf vorhanden ist, dann wird vorläufig statt der E-Mail-Adresse des Kandidaten, die E-Mail-Adresse des Absenders verwendet.
Bestätigen Sie anschließend die Richtigkeit der Daten über die Schaltfläche „Bestätige Profil“ (1). Im Zuge der Kontrolle können Sie Kandidaten auch eine Begrüßungs-E-Mail senden (2), wodurch diese die Gewissheit haben, dass die Bewerbung angekommen ist. Sie können den Inhalt dieser E-Mail in den „Einstellungen“ > „Nachrichten“ > „Benachrichtigung an Bewerber“ > „Benachrichtigung zur Profilerstellung bei E-Mail-Bewerbungen“ anpassen.
4. Postfach für Initiativbewerbungen
Das E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „E-Mail-Bewerbungen“ (3) > „E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen“ (4).
Die Initiativbewerbung-Funktion kann auf drei unterschiedliche Arten in die Jobinserate integriert werden:
- Erstens können der URL, über die das Prescreen-Widget aufrufbar ist, die Parameter „?sa=1&jh=0“ angehängt und die URL z.B. mit „Jetzt initiativ bewerben!“ verlinkt werden. So gelangen Kandidaten beim Anklicken des Links direkt ins Bewerbungsformular.
- Als zweite Option kann das E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen verlinkt werden.
- Drittens können sich Bewerber standardmäßig über die automatisch verfügbare Jobseite im Kandidaten-Center registrieren, wodurch eine Initiativbewerbung gestartet wird, sofern Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungseinstellungen“ (3) die Option „Initiativbewerbungen erlauben“ (4) aktiviert haben.
* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.