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Mit dem überarbeiteten Terminplaner von Prescreen werden Sie dabei unterstützt, Kandidaten* zu persönlichen Gesprächen im Rahmen eines Bewerbungsprozesses einzuladen.
Inhaltsverzeichnis
1.1.3 Auf Termineinladungen antworten
5. Integration eines externen Kalenders
1. Termine
Ein Termin kann jede Art von Angelegenheit sein, die Sie mit Bewerbenden planen möchten. Termine werden im Kontext einzelner Bewerbungen gehandhabt und sind immer dann innerhalb des Kandidatenprofils sichtbar, wenn diese Bewerbungen ausgewählt sind.
1.1 Neue Termine erstellen
Um Termine zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Neuer Termin“ (1) im Profil des Kandidaten.
Die Erstellung einer Termineinladung geht mit dem Verfassen einer regulären Nachricht (1) einher, die zusammen mit der Termineinladung (2) versandt wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Termine auf diesem Weg nur an einzelne Empfänger auf Seite der Bewerbenden gesendet werden können.
Genauso, wie für Ihre übliche Kommunikation mit Bewerbenden, werden Einträge für die Erstellung von Terminen als eigene Aktivitäten in Ihrer Aktivitäten-Liste dokumentiert.
1.1.1 Teilnehmer einladen
Um eine Termineinladung auch Ihren Kollegen zukommen zu lassen, selektieren Sie diese bei der Erstellung eines Termins über das Feld „Teilnehmer“. Nutzer sind nur dann wählbar, wenn sie über einen aktiven Prescreen Account verfügen.
1.1.2 Arten von Terminen
Sie können einen Termin als „vor Ort“, „Telefoninterview“ oder „Videointerview“ charakterisieren. Während Termine, die vor Ort abgehalten werden, eine Ortsangabe benötigen, implizieren Termine mit einem Link zur Telefon- oder Videokonferenz eine rein digitale Angelegenheit. Der gewählte Typ wird im Rahmen der Terminliste in Form eines Tags angezeigt.
Mehr über dieses Thema erfahren Sie in unserem Artikel „Flexibles Recruiting mit Videointerviews“.
1.1.3 Auf Termineinladungen antworten
Erhält ein Teilnehmer die Termineinladung, kann er Ihnen über das eigene E-Mail-Programm antworten.
Bitte beachten Sie, dass an Prescreen nur folgende Antworten Ihrer Bewerber weitergeleitet werden: Zusage, Absage, Mit Vorbehalt. Terminvorschläge von Kandidaten werden im System nicht angezeigt.
|
Antwort des Kandidaten (je nach E-Mail-Programm) |
E-Mail-Benachrichtigung | In-App-Benachrichtigung | Symbol |
|---|---|---|---|
| Zusage | X.Y. hat Ihre Einladung angenommen. | Kandidat_in hat Ihre Einladung angenommen. |  |
| Absage | X.Y. hat Ihre Einladung abgelehnt. | Kandidat_in hat Ihre Einladung abgelehnt. |  |
| Mit Vorbehalt | X.Y. hat Ihre Einladung vorläufig angenommen. | Kandidat_in hat Ihre Einladung vorläufig abgelehnt. |  |
| Andere Zeit vorschlagen: Mit Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen | X.Y. hat Ihre Einladung vorläufig angenommen. | Kandidat_in hat Ihre Einladung vorläufig abgelehnt. | |
| Andere Zeit vorschlagen: Ablehnen und andere Zeit vorschlagen | X.Y. hat Ihre Einladung abgelehnt. | Kandidat_in hat Ihre Einladung abgelehnt. | |
Je nach Systemeinstellung erhalten Sie die Antwort per E-Mail und/oder als In-App-Benachrichtigung bzw. diese wird Ihnen auch visuell, innerhalb der Termine im Kandidatenprofil angezeigt.
1.2 Die Terminliste
Die Liste an Terminen, die Sie im Kandidatenprofil sehen, zeigt sowohl zukünftige als auch vergangene Termine auf und bildet damit eine Chronik.
1.2.1 Termine bearbeiten
Um Termine nach ihrer Erstellung bearbeiten zu können, betätigen Sie den Button mit den drei Punkten und wählen Sie „Bearbeiten“.
Bei der Bearbeitung von Terminen steht es Ihnen frei, diese grundlegend zu verändern. Zu beachten gilt, dass sämtliche Teilnehmer eine Aktualisierung Ihres Termins per E-Mail erhalten, solange Sie die Option dafür nicht in diesem Schritt abwählen. Sie finden die Einstellung „Benachrichtigen Sie alle Teilnehmer über Änderungen“ dafür direkt am unteren Rand des Fensters. Ist Sie deaktiviert, ändert sich der Termin nur für Sie als Ersteller und innerhalb der Terminliste.
1.2.2 Termine absagen
Möchten Sie einen Termin gänzlich absagen, können Sie das tun, indem Sie in der Terminliste oder im Dialog zur Bearbeitung eines Termins die Option „Einladung absagen“ wählen. Im Zuge dieser erhalten Sie die Möglichkeit, eine Nachricht zu Ihrer Absage zu verfassen.
Die verfasste Nachricht zu einer Absage wird von sämtlichen Teilnehmern eines Termins mit der Aktualisierung der Termineinladung erhalten und stellt den Textinhalt dieser Termineinladung dar. Sie wird ebenfalls in einem Eintrag in Ihrer Aktivitäten-Liste festgehalten.
2. In-App Benachrichtigungen
Zusätzlich zu einer E-Mail erhalten Sie von Prescreen auch Benachrichtigungen innerhalb der App. Sie können kontrollieren, wie Sie diese Nachrichten empfangen möchten: per E-Mail und/oder als In-App-Benachrichtigung in Ihrem Dashboard. Diese Einstellungen können Sie unter „Mein Profil“ > „Benachrichtigungen“ > „Benachrichtigungen zu Terminen“ vornehmen.
Die In-App-Benachrichtigungen zu Antworten auf Termineinladungen werden in Ihrem Dashboard angezeigt. Klicken Sie auf eine der Benachrichtigungen, werden Sie direkt zum Profil des Kandidaten weitergeleitet.
3. Berechtigungen
Administratoren können die Kalender-Berechtigungen der Nutzer unter „Einstellungen“(1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Berechtigungsgruppen“ (3) > „Zugriff“ (4) > „Kalender“ (5) anpassen.
- „Können Termine nur als Ersteller bearbeiten“: Ist nur diese Berechtigung erteilt, steht es diesen Nutzern nicht frei, Termine zu bearbeiten, die sie nicht auch selbst erstellt haben.
- „Können alle Termine bearbeiten“: Ist diese Berechtigung aktiviert, können Mitglieder der jeweiligen Nutzergruppe uneingeschränkt Termine bearbeiten, die Kollegen erstellt haben.
4. Einstellungsmöglichkeiten
Unter „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) finden Sie alle Optionen, die wir Ihnen zur Zeit zur Verfügung stellen können, um unsere Kalenderfunktion noch weiter zu konfigurieren.
Versichern Sie sich, dass Kandidaten Termineinladungen nicht zusagen können, bevor es nicht alle Ihre eingeladenen Kollegen getan haben. Lehnt eine einzige Person auf Seite der Rekrutierenden ab, wird die Termineinladung samt beiliegender Nachricht nicht an den Kandidaten oder die Kandidatin ausgesandt. Hierzu aktivieren Sie den Button „ Termineinladung an Kandidaten oder Kandidatin wird nur ausgesendet, wenn alle anderen Teilnehmer akzeptiert haben“ (4).
5. Integration eines externen Kalenders
Möchten Sie, bereits existierende Kalender –― wie Microsoft Exchange, Office 365 oder Gmail –― über Prescreen einbinden, so bieten wir auch diese Option über einen Partner an1.
Erfahren Sie in unserem Artikel „Cronofy: Integration von externen Kalendern“ mehr über die Möglichkeiten zur Kalenderintegration.
1 Funktionsumfang abhängig von Ihrem gewählten Paket.
* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.