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Prescreen bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten für Kalender um Ihnen zu ermöglichen, Vorstellungsgespräche mit Kandidaten* noch einfacher zu planen. Zusätzlich besteht der Hauptvorteil einen externen Unternehmenskalender einzubinden darin, dass Sie auf die Verfügbarkeitsinformationen Ihrer Kollegen zugreifen können. Dies spart Zeit und macht die Verwaltung der Terminpläne aller Mitarbeiter weniger fehleranfällig.
Inhaltsverzeichnis
2. Externe Kalender integrieren
2.1.1 Konfiguration für Microsoft Exchange / Outlook / Office / Google Workspace / Apple Mail
2.1.1.1 Integration aktivieren
2.2.1 Konfiguration für Microsoft Exchange
2.2.1.2 Mit Microsoft Exchange verbinden
2.2.2 Konfiguration für Microsoft Office 365
2.2.2.2 Mit Microsoft Office 365 verbinden
2.2.3 Konfiguration mit Google Workspace (ehemals G Suite)
2.2.3.1 Cronofy Applikation für Google Workspace einrichten
1. Der Prescreen Kalender
Mit dem integrierten Prescreen Kalender haben Sie die Möglichkeit, Termine gänzlich innerhalb der App zu planen, nachträglich zu verwalten und Antworten in Echtzeit zu verfolgen — all das ohne einem Drittanbieter.
Einzige Einschränkung ist, dass Sie Ihren externen Firmenkalender nicht synchronisieren können. Das bedeutet, dass keine Option besteht, Informationen über die Verfügbarkeit von Meetingräumen, Kollegen über Microsoft Exchange, Office 365 und Google Workspace (ehemals G Suite) einzuholen.
Die Vorteile vom Prescreen Kalender auf einen Blick:
- Intelligente Termineinladungen: Kandidaten und Kollegen haben die Möglichkeit die Termine mit einem Klick zu- oder abzusagen.
- Terminliste: Mit unserer Terminliste haben Sie eine visuelle Hilfe, um nicht nur zukünftige Termine im Auge zu behalten, sondern auch eine Chronik von vergangenen Ereignissen bewahren zu können.
- Editierbarkeit: Unerwartete Planänderung? Aktualisieren Sie einfach Ihre Termine in Prescreen und lassen Sie automatisch alle Beteiligten davon benachrichtigen.
- Absagen: Sie müssen den Termin komplett absagen? Dafür reicht es, über Ihre Terminliste den besagten Termin aufzurufen und ihn abzusagen. Sie haben dabei die Option, direkt im Termin eine Nachricht hinzuzufügen.
- Aktivitätenliste: Uns ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie stets sämtlicher Kommunikation zwischen Kandidaten und/oder Ihrem Team folgen können. Die Aktivitätenliste beinhaltet auch Einträge zur Erstellung, Änderung und Absage von Terminen.
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel „Ihr Prescreen Kalender“.
2. Externe Kalender integrieren
Um eine Integration mit allen wichtigen Kalenderlösungen zu ermöglichen, hat sich Prescreen für eine Partnerschaft mit dem Technologieanbieter Cronofy entschieden. Mit diesem Feature können Sie nicht nur ganz einfach Termine mit Kandidaten vereinbaren, sondern gleichzeitig die Verfügbarkeit von Kollegen und freien Räumen prüfen.
Alle personenbezogenen Daten werden auf den Servern von Cronofy innerhalb der EU gespeichert und bei Bedarf über einen verschlüsselten REST-API-Kanal von Prescreen angefordert. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie im „Cronofy Security Whitepaper“. Sowohl Prescreen, als auch Cronofy agieren als Datenverarbeiter und unterhalten Verträge gemäß der DSGVO.
Um Ihren Kalender mit Prescreen zu verknüpfen, können Sie zwischen zwei Möglichkeiten wählen:
2.1 Business Connect
Mit Business Connect erhält Prescreen die Berechtigung zum Zugriff auf externe Kalender unserer User. Jeder Nutzer autorisiert einzeln den Zugriff auf den eigenen Kalender oder einen Kalender, der bereits über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf den eigenen Kalender verfügt. Dies regelt jede Organisation unterschiedlich. Wenn Sie beispielsweise auch auf die Kalender Ihrer Kollegen zugreifen können, dann erhalten Sie diesen Zugriff auch durch Prescreen via Cronofy.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Business Connect einzurichten:
- Verbindung mit Ihrem eigenen Kalender: Hier müssen Sie bereits vorab sicherstellen, dass Sie über die Berechtigungen jener Personen verfügen, auf deren Kalenderinformation Sie zugreifen möchten.
- Verbindung mit einem allgemeineren Hauptkonto: Hier verwalten Sie einen einzelnen Kalender innerhalb Ihres Unternehmens, welcher über die erforderlichen Berechtigungen zum Anzeigen der Kalenderinformationen der betreffenden Personen verfügt.
Weitere technische Informationen zu Business Connect finden Sie hier.
2.1.1 Konfiguration für Microsoft Exchange / Outlook / Office / Google Workspace / Apple Mail
2.1.1.1 Integration aktivieren
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) gehen und auf „Business Connect aktivieren“ (4) klicken.
Sie können die Integration jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie auf „Integration zurücksetzen“ (1) klicken.
2.1.1.2 Konto verknüpfen
Innerhalb von Prescreen gibt es zwei Stellen, an denen eine Verbindung zu Ihrem eigenen Kalender (oder dem allgemeinen Hauptkonto), eingerichtet werden kann:
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild (1) und wählen „Mein Profil“ (2) aus. Im Abschnitt „Verbindung wird hergestellt“ (3) finden Sie die Schaltfläche „Verknüpfen“ (4), mit der Sie Ihren Kalender integrieren können.
- Als zweite Möglichkeit wird bei der Erstellung eines neuen Termins ein Informationsfeld mit der Option „Kalender verknüpfen“ angezeigt.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfen“ klicken, gelangen Sie zu einer Auswahl von Anbietern.
Wählen Sie den Anbieter, bei dem Sie Ihren externen Kalender hosten und geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein, die im folgenden Formular abgefragt werden. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche zum Verknüpfen Ihres Kontos.
2.2 Enterprise Connect
Die zweite Möglichkeit, um die Zugriffsberechtigung auf externe Kalender der Nutzer zu erhalten, ist Enterprise Connect. Hierbei muss nicht jeder Nutzer einzeln die Zugriffsberechtigung erteilen, stattdessen wird ein „Service Account“ auf Organisationsebene verwendet, um den autorisierten Zugriff auf die Kalender einer bestimmten Anzahl von Nutzern zu delegieren.
Durch Enterprise Connect kann die Kalenderintegration Ihres Unternehmens zentral von Ihrem IT-Admin gesteuert werden. Bitte beachten Sie, dass Cronofy auf alle Kalenderinformationen Ihres Unternehmens zugreifen und diese verarbeiten muss, auch wenn Sie nur den Zugriff auf einen Teil der Kalender verwalten möchten.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Enterprise Connect:
2.2.1 Konfiguration für Microsoft Exchange
2.2.1.1 Rolle einrichten
Erstellen Sie zunächst einen Benutzer mit der Rolle „ApplicationImpersonation“. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in der Anleitung von Microsoft.
Diese Rolle wird verwendet, um den Zugang zu den externen Kalendern über Cronofy entweder für eine Untergruppe von Benutzern oder für die gesamte Organisation zu delegieren.
2.2.1.2 Mit Microsoft Exchange verbinden
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) > „Enterprise Connect“ (4) > „Microsoft“ (5) gehen und auf „Exchange integrieren“ (6) klicken.
2.2.1.3 Konto verknüpfen
Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „Exchange-Konto verknüpfen“.
2.2.2 Konfiguration für Microsoft Office 365
2.2.2.1 Rolle einrichten
Erstellen Sie zunächst einen Benutzer mit der Rolle „ApplicationImpersonation“. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in der Anleitung von Microsoft.
Diese Rolle wird verwendet, um den Zugang zu den externen Kalendern über Cronofy entweder für eine Untergruppe von Benutzern oder für die gesamte Organisation zu delegieren.
2.2.2.2 Mit Microsoft Office 365 verbinden
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) > „Enterprise Connect“ (4) > „Microsoft“ (5) gehen und auf „Office365 integrieren“ (6) klicken.
2.2.2.3 Konto verknüpfen
Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „Office-365-Konto verknüpfen“.
2.2.3 Konfiguration mit Google Workspace (ehemals G Suite)
2.2.3.1 Cronofy Applikation für Google Workspace einrichten
Um den Zugang zu den von Google gehosteten Kalendern zu konfigurieren, muss ein Administrator Ihrer Google Workspace-Domäne zunächst die Cronofy-Anwendung für Google installieren. Unter diesem Link finden Sie Anwendung. Bitte beachten Sie, dass nur Administratoren die App installieren können.
2.2.3.2 Mit Google verbinden
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) > „Enterprise Connect“ (4) > „Google“ (5) gehen und auf „G-Suite integrieren“ (6) klicken.
2.2.3.3 Konto verknüpfen
Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „Google Workspace Domain verknüpfen“.
* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.