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Prescreen unterstützt Sie dabei, Ihren Recruiting Prozess DSGVO-konform zu gestalten. Für Informationen zum Thema DSGVO im Recruiting-Kontext empfehlen wir den Artikel „DSGVO & Recruiting — Fragen & Antworten“ in unserem HR-Magazin vom April 2018 (inkl. Whitepaper und Webinar-Download).
Inhaltsverzeichnis
1. Wie verwalten Sie mit Prescreen Ihre Bewerberdaten* DSGVO-konform?
1.1 Zweckbindung und Speicherbegrenzung
1.1.1 Löschfunktion bei Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung
1.1.2 Speicherung der Daten für potentielle Stellenangebote
1.5.1 Als Kandidat das Löschbegehren Anfordern
1.5.2 Als Recruiter das Löschbegehren anfordern
1.5.3 Auswirkungen des Löschbegehrens
1.5.4 Endgültige automatische Löschung
1.5.5 Widerruf des Löschbegehrens
1.5.6 Kommunikation im Rahmen des Löschbegehrens
2. Datenschutzhinweis/Datenschutzerklärung für Kandidaten und Datenschutzkontakt Ihres Unternehmens
3. Wie verarbeitet Prescreen Ihre Unternehmensdaten?
1. Wie verwalten Sie mit Prescreen Ihre Bewerberdaten* DSGVO-konform?
So bilden Sie die wichtigsten DSGVO-Grundsätze in Ihrem Recruiting Prozess mit Prescreen ab.
1.1 Zweckbindung und Speicherbegrenzung
Die Daten dürfen nur für einen bestimmten, eindeutigen und legitimen Zweck gespeichert und verarbeitet werden. Im Kontext eines Recruiting-Prozesses unterscheidet Prescreen zwei Fälle der Datenspeicherung:
- Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung und
- Speicherung der Daten für potentielle Stellenangebote.
Die Speicherfrist für personenbezogene Daten soll auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt werden und mit der Erfüllung des Zwecks der Datenspeicherung erlöschen.
Im Einstellungsbereich „Datenschutz“ haben Sie die Möglichkeit, die Einstellung Ihrer Bewerberdaten für die beiden Zwecke abzubilden.
1.1.1 Löschfunktion bei Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung
Genau heißt das, wenn eine Bewerbung einen Status, wie beispielsweise „Eingestellt“, „Absage erteilt“ oder „Absage durch Kandidaten“ bekommen hat, soll der Kandidat nach der individuell festgelegten Löschfrist gelöscht werden. Für Bewerberprofile, die keinen dieser Status erhalten haben, beginnt die Löschfrist nach der letzten Änderung im Profil zu laufen.
Wir empfehlen Ihnen die folgenden Einstellungsoptionen:
- Automatisieren der Datenlöschung nach Beendigung des Recruiting Prozesses. So verpassen Sie keine Löschfristen und müssen keine Kandidaten manuell löschen.
- Sie möchten gute Kandidaten nicht aus den Augen verlieren und bei weiteren passenden Jobangeboten kontaktieren dürfen? Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidaten zwei Wochen vor der Löschfrist. Mit dieser E-Mail kann der Kandidat einer längeren Datenspeicherung zustimmen oder wenn keine aktive Bewerbung besteht, auch seine Daten direkt löschen. Alternativ können Sie diese Einladung vereinzelt an gewünschte Kandidaten direkt im Kandidatenprofil verschicken, oder auch an mehrere Kandidaten in der Kandidatenliste gleichzeitig senden.
1.1.2 Speicherung der Daten für potentielle Stellenangebote
Wollen Sie Kandidaten nicht in Bezug auf eine konkrete Bewerbung, sondern als Interessenten für potentielle Jobangebote in Ihrem Kandidatenpool aufbewahren, müssen Sie eine Frist für die Datenspeicherung festlegen. Hierzu haben Sie bei Prescreen folgende Möglichkeiten:
- Aktivieren Sie die Checkbox für die längere Datenspeicherung in Ihrem Bewerbungsprozess.
- Legen Sie den Zeitraum für die längere Datenspeicherung fest.
- Nutzen Sie die automatisierte Löschung der Kandidatenprofile nach dem Ablauf der zuletzt vereinbarten Speicherfrist.
- Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidaten zwei Wochen vor der Löschfrist. Alternativ können Sie bestimmten Kandidaten vereinzelt eine längere Datenspeicherung anbieten, indem Sie die entsprechende Funktion im Kandidatenprofil nutzen.
1.2 Datenminimierung
Bestimmen Sie, welche Daten für den Recruiting-Prozess erforderlich sind und bauen Sie Ihre Bewerbungsformulare entsprechend auf. Fragen Sie nur die Daten ab, welche für die Stelle eine unbestrittene Relevanz haben. Den Bewerbungsprozess können Sie unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerbungsprozess“ definieren.
1.3 Transparenz
- Jeder Ihrer Bewerber hat stets die Möglichkeit seine gespeicherten Daten im Benutzerprofil anzusehen und zu editieren.
- Um einen Kandidaten eine Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben, nutzen Sie im Kandidatenprofil die Download-Funktion „Herunterladen“.
- Sie haben die Möglichkeit Ihre Datenschutzerklärung zu individualisieren und die Informationen über den Datenschutzkontakt Ihres Unternehmens zu hinterlegen. Nutzen Sie hierzu den Bereich „Datenschutz“ in den Einstellungen.
1.4 Richtigkeit
Sie haben stets die Möglichkeit die gespeicherten personenbezogenen Daten der Bewerber zu aktualisieren und zu berichtigen. Der Bewerber kann die Änderungen ebenso jederzeit selbst im Kandidatenprofil vornehmen.
1.5 Löschbegehren
Kandidaten haben das Recht auf Vergessen (Löschbegehren).
1.5.1 Als Kandidat das Löschbegehren Anfordern
Kandidaten können das Löschbegehren im eigenen Benutzerprofil in den „Einstellungen“ beantragen:
Die im Text erwähnte Frist ist abhängig von der von Ihnen festgelegten „Frist für die Speicherung der bewerbungsbezogenen Daten“ ― 1 Monat ist hier nur exemplarisch. Dieser Text kann individuell angepasst werden.
Im folgenden Dialog wird der Kandidat nochmals auf die Frist bis zur endgültigen Löschung hingewiesen. Auch hier errechnet sich das Datum der endgültigen Löschung aus der von Ihnen festgelegten „Frist für die Speicherung der bewerbungsbezogenen Daten“ und beginnt mit Antragstellung.
Der Erhalt des Löschbegehrens wird nach Bestätigung in den Einstellungen angezeigt.
1.5.2 Als Recruiter das Löschbegehren anfordern
Sie können auf Wunsch des Kandidaten das Löschbegehren im Kandidatenprofil anfordern. Sie finden dazu am Ende des Kandidatenprofils den Button „Löschbegehren anfordern“.
Nach dem Anfordern des Löschbegehrens müssen Sie das Löschbegehren bestätigen und haben die Möglichkeit auch einen Grund anzugeben. Die Frist hängt, wie beim Kandidaten, von den Einstellungen der Frist für die bewerbungsbezogenen Datenspeicherung ab.
1.5.3 Auswirkungen des Löschbegehrens
Auswirkungen für den Kandidaten
Der Kandidat erhält während dieser Frist keine automatisierten Nachrichten vom System, wie z.B. Job-Newsletter, Massen E-Mails oder Nachrichten, die aufgrund von automatisierten Workflows verschickt werden würden.
Der Kandidat kann sich während des Löschbegehrens auch nicht für eine andere Stelle bei Ihrem Unternehmen bewerben. Folgende Information wird in diesem Fall angezeigt: „Sie können sich nicht mehr auf eine offene Stelle bewerben, da Sie das Löschbegehren beantragt haben.“
Auswirkungen für den Recruiter
Sie können den Kandidaten keine Fragebögen, Einladungen zu Assessments oder Einladungen zur verlängerten Datenspeicherung (Talentpool) senden. Außerdem können Sie den Kandidaten keine neuen Jobs zuweisen.
Sie können jedoch Kandidaten eine manuelle Nachricht senden, um bei etwaigen Klarstellungen oder bzgl. des Löschbegehrens diese auch gut dokumentiert zu verschicken. Sie werden allerdings darauf hingewiesen, dass der Kandidat das Löschbegehren initiiert hat.
Bewerber werden nicht mehr in der normalen Kandidatenliste angezeigt. Ein spezieller Filter steht Ihnen zur Verfügung, um alle Kandidaten zu finden, die sich gerade im Löschbegehren befinden.
Hinweis: Als Recruiter können Sie den Kandidaten auch jederzeit vor Ablauf der Frist löschen. Benutzen Sie dafür den Button im Kandidatenprofil. Die Kandidaten können ihr Profil / Account im Benutzerprofil nur dann eigenständig löschen, wenn sie sich in keinem aktiven Bewerbungsverfahren befinden, d.h. nur bei unfertigen Bewerbungen oder im Talentpool. Während des Bewerbungsverfahrens kann ein Löschbegehren beantragt werden.
1.5.4 Endgültige automatische Löschung
Nach Ablauf der Frist werden die persönlichen Daten des Kandidaten automatisch gelöscht. Der Kandidat erhält optional eine Benachrichtigung in Form einer Mail ― auch hier ist der Text frei wählbar.
1.5.5 Widerruf des Löschbegehrens
Der Kandidat kann das Löschbegehren auch widerrufen.
Als Kandidat das Löschbegehren widerrufen
Der Kandidat kann das Löschbegehren im Benutzerprofil in den „Einstellungen“ jederzeit widerrufen:
Nach Bestätigung des Widerrufs kann der Kandidat wieder aktiv bei Bewerbungsprozessen teilnehmen.
Der Kandidat kann eine Bestätigungsmail erhalten, wenn Sie diese aktiviert haben (siehe oben). Außerdem wird dieser Vorgang im Aktivitätslog vermerkt und auch — falls aktiviert — eine Benachrichtigung an alle Recruiter ausgesandt.
Als Recruiter im Auftrag des Kandidaten
Auf Wunsch des Kandidaten kann das Löschbegehren innerhalb der Frist auch widerrufen werden. Diese Option steht Ihnen im Kandidatenprofil zur Verfügung.
Nach Bestätigung des Widerrufs und optionale Angabe eines Grundes ist der Kandidat wieder für den Bewerbungsprozess zur Verfügung.
Der Kandidat kann eine Bestätigungsmail erhalten, wenn Sie diese aktiviert haben (siehe oben). Außerdem wird dieser Vorgang im Aktivitätslog vermerkt und auch falls aktiviert eine Benachrichtigung an alle Recruiter ausgesandt.
1.5.6 Kommunikation im Rahmen des Löschbegehrens
Aktivitätslog
Die Beantragung des Löschbegehrens wird im Aktivitätsprotokoll vermerkt. Das Protokoll vermerkt wer das Löschbegehren beantragt hat und im Falle des Recruiter auch den optionalen Grund. Falls das Löschbegehren widerrufen wird, wird auch diese Aktivität vermerkt.
Bestätigungsmail
Der Inhalt der E-Mails an die Kandidaten kann unter „Einstellungen“ (1) > „Nachrichten“ (2) > „Benachrichtigung an Bewerber“ (3) frei definiert werden. Außerdem können Sie dort auch die Benachrichtigungen deaktivieren (4).
Der Kandidat erhält beispielsweise folgende Bestätigungsmail bei Beantragung des Löschbegehrens. Der Inhalt entspricht dem Standardtext.
Benachrichtigung an den Recruiter
Sie können auch auf Wunsch eine Benachrichtigung im Falle der Anforderung und des Widerrufs von Löschbegehren erhalten.
Damit können alle Recruiter benachrichtigt werden, die Zugriff auf den Kandidaten haben.
2. Datenschutzhinweis/Datenschutzerklärung für Kandidaten und Datenschutzkontakt Ihres Unternehmens
Hinterlegen Sie hier die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens für Kandidaten unter „Einstellungen“ (1) > „Datenschutz“ (2) > „Datenschutzhinweis/Datenschutzerklärung für Kandidaten und Datenschutzkontakt“ (3) > „Ihr Datenschutzhinweis/Datenschutzerklärung für Kandidaten“ (4).
Diese wird auf allen, für Kandidaten sichtbaren Seiten, wie im Kandidaten-Center unter ihre-subdomain.jobbase.io/policy, Bewerbungsprozess sowie in E-Mail-Benachrichtigungen verlinkt. Standardmäßig ist eine Mustervorlage zur Datenschutzerklärung für Kandidaten bereits hinterlegt. Sie müssen diese Vorlage anpassen oder Ihre eigene Datenschutzerklärung hochladen. Gerne können Sie die Datenschutzerklärung auch in unterschiedlichen Sprachen hinterlegen.
Im Text der Datenschutzerklärung können Sie die Platzhalter für den Unternehmensnamen sowie die Kontaktdaten Ihres Datenschutzkontaktes (Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) hinterlegen. Bitte füllen Sie die Informationen des Datenschutzkontaktes unter „Einstellungen“ > „Datenschutz“ > „Datenschutzhinweis/Datenschutzerklärung für Kandidaten und Datenschutzkontakt“ > „Datenschutzkontakt des Kunden“ vorab aus.
Die aktuelle Mustervorlage der Datenschutzerklärung finden Sie immer hier oder direkt in Prescreen unter „Einstellungen“ (1) > „Datenschutz“ (2).
Wenn Sie die Datenschutzerklärung zurücksetzen, kommen Sie direkt in die neueste Version. Achtung! Sobald Sie auf den Button „Zurücksetzen“ klicken, gehen Ihre Änderungen verloren und müssen neu eingefügt werden.
3. Wie verarbeitet Prescreen Ihre Unternehmensdaten?
Die Datenschutzgrundverordnung sieht eine zweckgebundene und begrenzte Speicherung der personenbezogenen Daten vor: nach der Beendigung des Geschäftsverhältnisses müssen alle personenbezogenen Daten gelöscht werden. Konkret heißt das, sollten Sie Prescreen nicht mehr nutzen und Ihren Vertrag kündigen bzw. Ihre Prescreen Testversion nicht verlängern, wird Ihr Account samt aller Unternehmens- und Bewerberdaten 3 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses unwiderruflich gelöscht.
* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.