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Entscheiden Sie, welche Schritte die Bewerber* eines Jobs durchlaufen, indem Sie die Bewerbungsprozesse für Ihre zu besetzenden Stellen individuell nach Bedarf erstellen. Somit finden Sie nicht nur leichter perfekte Kandidaten, sondern verringern auch die Anzahl der Bewerbungsabbrüche.
Inhaltsverzeichnis
2. Die Bewerbungsschritte im Bewerbungsformular
2.1 Für unsere Prescreen 2022 Kunden
2.2 Für unsere Prescreen Classic Kunden
2.2.3 Bewerberquelle (Pflichtfeld)
3. Wie erstelle ich einen eigenen Bewerbungsprozess für Initiativbewerbungen?
1. Bewerbungsprozess anlegen
Um eine möglichst hohe Anzahl an Bewerbungen zu erhalten, empfehlen wir Ihnen einen einfachen und gradlinigen Prozess festzulegen. Lange und komplizierte Prozesse schrecken die Kandidaten ab und führen zu einer hohen Zahl an Bewerbungsabbrüchen. Am besten testen Sie Ihre neu angelegten Bewerbungsprozesse selbst oder lassen diesen von einer außenstehenden Person prüfen.
Die Bewerbungsprozesse finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungsprozess“ (3). Sie können gerne unseren Standardprozess via der Schaltfläche „Bearbeiten“ (4) an Ihre Bedürfnisse anpassen oder mit „+ Bewerbungsprozess hinzufügen“ (5) einen ganz neuen Prozess definieren. Bestehende Prozesse können Sie auch duplizieren (6) und anschließend editieren.
Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, im nächsten Schritt sehen Sie das Bearbeitungsfenster, welches aus folgenden drei Elementen besteht:
(1) „Sprache“: Gerne können Sie die Prozesse an mehrsprachige Jobausschreibungen anpassen.
(2) „Titel“: Geben Sie Ihrem Prozess einen Namen.
(3) „Bewerbungsprozess“: In diesem Abschnitt passen Sie den Prozess mittels Drag & Drop an. Elemente in der Spalte „Aktive Bewerbungsschritte“ muss der Kandidat im Bewerbungsformular ausfüllen. Falls Sie bestimmte Schritte nicht benötigen, so verschieben Sie diese in die Spalte „Inaktive Schritte“.
Haben Sie alle Schritte ausgewählt, so speichern Sie Ihre Auswahl anschließend mit dem Button „Speichern“.
Sobald Sie mehr als einen Bewerbungsprozess definiert haben, können Sie beim Erstellen eines Jobs unter „Bewerbungsprozess“ den entsprechenden Prozess aus der Drop-down-Liste auswählen. 
2. Die Bewerbungsschritte im Bewerbungsformular
Wir haben Ihnen die einzelnen Bewerbungsprozessschritte, welche Sie definieren können, in diesem Abschnitt zusammengefasst und zeigen Ihnen, wie Ihre Kandidaten diese sehen.
2.1 Für unsere Prescreen 2022 Kunden
2.1.1 Profil (Pflichtfeld)
Im ersten Schritt legt sich der Kandidat ein Profil an, indem er alle Pflichtfelder — markiert mit einem Stern — ausfüllt.
Auf der rechten Seite sieht der Bewerber die nächsten Schritte, welche Sie im Bewerbungsprozess festgelegt haben. Die durchlaufenen Schritte sind automatisch mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Zusätzlich zu den persönlichen Daten geben Kandidaten unten auf der Seite an, wie sie auf Ihre Stellenanzeige Aufmerksam geworden sind. Die Felder definieren Sie vorab unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerberquellen“. Standardmäßig werden folgende Auswahlmöglichkeiten angezeigt:
- Firmenwebseite
- Freunde
- Berufliches Netzwerk (XING, LinkedIn, usw.)
- E-Mail / Newsletter
- Printmedien
- Jobmesse / Event
- Soziale Medien (Facebook, Twitter, usw.)
- Suchmaschine
- Jobportal (StepStone, Indeed, usw.)
- Sonstige
Die Liste können Sie in den Einstellungen jeder Zeit anpassen.
2.1.2 Lebenslauf
Der Kandidat hat mehrere Möglichkeiten seinen Lebenslauf mit uns zu teilen:
- „Automatischer Import“ (1): Hat Ihr Kandidat zum Beispiel einen ausgefüllten Lebenslauf auf XING, so kann er diese Daten von der Plattform importieren.
- „Aus Datei importieren“ (2): Den Lebenslauf können die Bewerber auch als Datei hochladen. Folgende Formate sind erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, odt.
- „Lebenslauf manuell eintragen“ (3): Bei dieser Option tragen die Bewerber die Daten, wie Erfahrung und Ausbildung, manuell im Bewerbungsformular ein.
2.1.3 Dokumenten-Upload
Ihre Bewerbenden können zusätzliche Dokumente, wie zum Beispiel Führerscheinkopie oder Arbeitszeugnis, ins System hochladen.
Folgende Formate sind erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, txt, htm, html, png, jpeg, jpg, bmp, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, odt.
Den Bewerbungsprozess schließt der Kandidat ab, indem er auf die Schaltfläche „Bewerbung absenden“ klickt.
2.2 Für unsere Prescreen Classic Kunden
2.2.1 Profil (Pflichtfeld)
Im ersten Schritt legt sich der Kandidat ein Profil an, indem er alle Pflichtfelder — markiert mit einem Stern — ausfüllt.
Auf der rechten Seite sieht der Bewerber die nächsten Schritte, welche Sie im Bewerbungsprozess festgelegt haben. Die durchlaufenen Schritte sind automatisch mit einem Häkchen gekennzeichnet.
2.2.2 Anschreiben
In diesem Abschnitt kann der Kandidat ein kurzes Anschreiben verfassen.
2.2.3 Bewerberquelle (Pflichtfeld)
Kandidaten geben in diesem Schritt an, wie sie auf Ihre Stellenanzeige Aufmerksam geworden sind. Die Felder definieren Sie vorab unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerberquellen“. Standardmäßig werden folgende Auswahlmöglichkeiten angezeigt: Homepage, XING, LinkedIn, Mitarbeiterempfehlung.
2.2.4 Fragebögen
Falls Sie Fragebögen mit Ihren Zusatzfragen erstellt haben, dann können Sie diese hier ins Bewerbungsprozess einfließen lassen.
Möchten Sie mehr über Zusatzfragen und Fragebögen erfahren? Lesen Sie dazu unseren Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen: Vielversprechende Kandidaten über das Bewerbungsformular finden“.
2.2.5 Kompetenzen
Kompetenzen werden automatisch aus dem Lebenslauf des Kandidaten ausgelesen (falls technisch möglich) und in diesem Abschnitt angezeigt. Der Kandidat kann diese Kompetenzen behalten, mit (x) entfernen oder zusätzliche Fähigkeiten hinzufügen.
2.2.6 Lebenslauf
Der Kandidat hat mehrere Möglichkeiten seinen Lebenslauf mit uns zu teilen:
- „Automatischer Import“ (1): Hat Ihr Kandidat zum Beispiel einen ausgefüllten Lebenslauf auf XING, so kann er diese Daten von der Plattform importieren.
- „Aus Datei importieren“ (2): Den Lebenslauf können die Bewerber auch als Datei hochladen. Folgende Formate sind erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, odt.
- „Lebenslauf manuell eintragen“ (3): Bei dieser Option tragen die Bewerber die Daten, wie Erfahrung und Ausbildung, manuell im Bewerbungsformular ein.
2.2.7 Profilbild
In diesem Schritt kann der Kandidat ein Profilbild hochladen. Für ein optimales Ergebnis empfehlen wir eine JPG-Datei im Format von 320x320 Pixel. Die Bewerbung kann mit dem Button „Weiter“ auch ohne Foto fortgesetzt werden.
2.2.8 Uploads
Ihre Kandidaten können bis zu 15 zusätzliche Dokumente, wie zum Beispiel Führerscheinkopie, ins System hochladen. Folgende Formate sind erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, txt, htm, html, png, jpeg, jpg, bmp, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, odt.
2.2.9 Zusatzinformationen
Der Kandidat hat hier die Möglichkeit Angaben zu Sprachen, Weiterbildungen, Auszeichnungen und Organisationen zu tätigen. Sofern im Lebenslauf vorhanden und technisch möglich, werden diese Daten auch aus dem Lebenslauf ausgelesen.
3. Wie erstelle ich einen eigenen Bewerbungsprozess für Initiativbewerbungen?
Für Bewerber, die sich auf keinen spezifischen Job bewerben, also eine Initiativbewerbung erstellen, kann in Prescreen ein eigener Bewerbungsprozess definiert werden.
Als ersten Schritt legen Sie den Bewerbungsprozess, wie im Schritt „Bewerbungsprozess anlegen“ genannt, an. Anschließend gehen Sie zu „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungseinstellungen“ (3) und erlauben einerseits die Inititativbewerbungen (4), andererseits wählen Sie unter „Allgemeiner Standard-Bewerbungsprozess“ (5) den entsprechenden Prozess für Initiativbewerbungen aus.
4. Bewerbungsabbrüche
Es gibt verschiedene Gründe, aus denen Kandidaten Ihre Bewerbungen nicht abschließen. Zum Beispiel:
- Der Bewerbungsprozess ist zu kompliziert.
- Es werden Dokumente und Informationen verlangt, die für die ausgeschriebene Position nicht relevant sind.
- Es vergeht zu viel Zeit, bis Kandidaten Feedback erhalten.
- Der Kandidat denkt, es reicht aus, nur ein paar der Schritte zu absolvieren.
- Der Kandidat hat sich umentschieden und möchte sich nicht mehr bewerben.
Welche Möglichkeiten haben Sie um nicht abgeschlossene Bewerbungen zu vermeiden?
- Kandidatenkonto: In Prescreen können sich Kandidaten mit wenigen Klicks ein eigenes Konto erstellen. Welche Informationen hier ausgefüllt werden müssen, entscheiden Sie. Halten Sie die Registrierung, so kurz, wie möglich, indem Sie unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerbungseinstellungen“ > „Einstellungen für Kandidatenregistrierung“ nur die notwendigsten Parameter abfragen bzw. als verpflichtend markieren.
- Unterschiedliche Bewerbungsprozesse: Erstellen Sie für unterschiedliche Positionen bzw. Bewerbungsgruppen verschiedene Prozesse. Für eine Position als Verkäufer werden vermutlich andere Dokumente benötigt, wie für einen Entwickler.
Experten Tipp: Verlangen Sie nicht zu viele Informationen und Dokumente beim ersten Mal. Aufgaben, Praxisbeispiele oder Online-Fragebogen bieten sich auch noch in der zweiten Runde an. - Lange Entscheidungsprozesse: Oft vergeht sehr viel Zeit bis Bewerber nach Einreichen der Unterlagen vom potenziellen Arbeitgeber eine Rückmeldung erhalten. Dabei wünschen sich Kandidaten ein Feedback innerhalb von zwei Wochen. Aus diesem Grund erinnert Sie Prescreen an Kandidaten, denen Sie noch nicht geantwortet haben. Brauchen Sie für die Entscheidung mehr Zeit? Verfassen Sie eine automatisch generierte Geduldsmail. Ausführliche Informationen zu den automatisierten Workflows finden Sie in unserem Artikel „Prozessautomatisierung mit Prescreen: Automatisierte Workflows“.
5. Video-Tutorial
Weitere Best Practice Tipps zeigen wir Ihnen in unserem Video „Wie sieht der ideale Bewerbungsprozess in Prescreen aus?“.
* Bei sämtlichen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meinen wir alle Geschlechter. Für unsere technischen Texte verwenden wir zugunsten leichterer Lesbarkeit ausnahmsweise nur die männliche Form.